Da li je opravdano razmišljati o mail servisima poput Google Workspacea, Microsoft 365 ili Zoho Maila, ako imate E-mail adrese preko vlastitog hostinga i domene?
Potpuna kontrola i dugoročne uštede!
Kad se govori o poslovnoj e-pošti, često se stvara dojam da je mail na vlastitom serveru zastarjela, nesigurna ili nepouzdana opcija, a da su rješenja poput Googlea ili Microsofta nužan korak naprijed. U stvarnosti, situacija je znatno nijansiranija.
U praksi, velika većina korisnika i dalje koristi klasični mail na vlastitom serveru (cPanel / Plesk okruženje). Samo mali postotak – realno između 2 i 6 % uopće dođe do točke da svjesno traži vanjski mail servis poput Google Workspacea, Microsoft 365 ili Zoho Maila.
To odmah nameće ključno pitanje:
Ako je vanjski mail “bolji”, zašto ga onda ne koristi većina?
I što to točno nagna tih nekoliko posto korisnika da traže alternativu?
Što je E-mail hosting?
E-mail hosting je usluga koja koristi poslužitelj za pohranu i upravljanje e-poštom. Omogućuje korisnicima da imaju E-mail račune s domenom, tako da nije potrebno koristiti imena pružatelja E-mail usluga.
Za razliku od besplatnih usluga E-pošte, poslovni E-mail hosting preko vlastitog hostinga nudi poboljšanu sigurnost, povećane kapacitete pohrane i bolje filtriranje neželjene pošte. Sve ove značajke povećavaju pouzdanost i pružaju bolju dostupnost.
Kako danas izgleda “standardni” E-mail na vlastitom hostingu
Prije nego se uopće uspoređuju vanjski servisi, važno je razumjeti što klasični hosting mail danas stvarno nudi.
- Roundcube kao webmail klijent
- IMAP / SMTP pristup (desktop i mobilni klijenti)
- Spam i malware filtriranje
- JetBackup kao server-level backup rješenje
- Pohranu koja je vezana uz hosting paket, vrlo često:
- velikodušna
- ili čak neograničena (uz fair-use politiku)
To nije “low-end” rješenje, nego stabilna i provjerena infrastruktura koja bez problema zadovoljava potrebe ogromne većine malih i srednjih poslovanja.
Backup: JetBackup i 60+ dana povijesti
Jedna od čestih predrasuda je da mail na vlastitom serveru “nema backup”. U stvarnosti, kod kvalitetnih hosting providera koristi se JetBackup, koji:
- radi kontinuirane i periodične backupove
- čuva podatke 60 dana unatrag (ili više, ovisno o politici)
- omogućuje povrat:
- cijelog mailboxa
- pojedinih foldera
- točno određenog datuma
U praksi to znači da su priče tipa “mail mi je nestao” u velikoj većini slučajeva posljedica:
- ručnog brisanja
- krive IMAP sinkronizacije
- nepoznavanja procesa povrata iz backupa
👉 Backup postoji i tehnički je vrlo kvalitetan, ali nije uvijek “user-friendly” kao kod velikih cloud servisa — i tu nastaje percepcijski jaz.
Roundcube: jednostavan, ali namjenski alat
Roundcube se često podcjenjuje jer nije “workspace”, ali to nije njegova svrha.
On nudi:
- stabilan webmail
- dobru brzinu
- foldere, filtre, identitete i alias adrese
- pouzdan IMAP rad
Ne nudi:
- kolaboraciju u realnom vremenu
- dokumente, chat i video pozive
- “sve u jednom” radno okruženje
I to je sasvim u redu, jer Roundcube je alat za e-poštu, a ne digitalni ured.
Pohrana: često veća nego kod vanjskih servisa
Još jedna česta zabluda je da hosting mail ima malo prostora. U praksi:
- mailbox je dio ukupnog hosting prostora
- vrlo često je taj prostor:
- višestruko veći od osnovnih Google/Microsoft paketa
- ili “neograničen” uz fair use
Ograničenje kod server maila nije prostor, nego način rada i nedostatak naprednih alata za organizaciju ogromnih količina mailova.
Iskustva iz svijeta
Evo nekoliko svježih primjera iz međunarodnih blogova koji potvrđuju da se i drugdje vodi slična rasprava o prednostima klasičnog (“self‑hosted”) e‑mail hostinga u odnosu na vanjske servise. Te publikacije navode prednosti poput veće kontrole nad podacima, fleksibilnosti u konfiguraciji te nižih dugoročnih troškova.
- Self-Hosted vs. Third-Party Email Hosting: Which One Is Right for You? – Verpex
- Self-Hosted Email vs. Third-Party Providers: Which One Is Right for You? – DediRock
- The Rise of Self-Hosted Email: Why and How It’s Gaining Popularity – EmailExpert
- Pros and cons of hosting your own email – Fastmail
- The Advantages and Disadvantages of Hosting Your Email – SendX
- Google Workspace vs. Business Email Hosting: Which One is Right for You? – eWallHost
Ovi blog članci naglašavaju da za mnoge male i srednje tvrtke “self‑hosted” rješenja i dalje predstavljaju pouzdanu i ekonomičnu opciju te da prelazak na servis kao što su Google Workspace ili Microsoft 365 ima smisla tek kada postoji jasan poslovni razlog.
Pa zašto onda ljudi uopće traže vanjski mail servis?
Iz iskustva, razlozi su vrlo konzistentni — i rijetko su tehnički nužni.
1. Problemi s isporučivošću (spam)
Najčešći okidač. No u većini slučajeva uzrok nije:
- tehnologija
- hosting
- “loš server”
nego:
- reputacija IP-a
- loše postavljen SPF / DKIM / DMARC
- kompromitirani mailbox
- slanje masovnih mailova s istog servera
👉 Vanjski mail servis tu ne rješava uzrok, nego ga zaobilazi.
2. Nerealna očekivanja od klasičnog maila
“Hoću da mail radi kao Gmail, ali da ostane na mom serveru.”
To jednostavno nisu iste kategorije usluge.
3. Loša iskustva iz prošlosti (često kod drugog providera)
“Najbolje je da je sve kod Googlea ili Microsofta.”
Iako uzrok problema često nije bio sam koncept server maila, nego loše održavanje.
4. Rast tima i potreba za kolaboracijom
Kad mail postane:
- alat za timski rad
- dio svakodnevne koordinacije
- povezan s dokumentima, kalendarima i pozivima tada mail prestaje biti samo mail. I tu vanjski servisi imaju realnu, opravdanu prednost.
Važan zaključak prije usporedbe
Većina korisnika ne prelazi na vanjski mail zato što njihov mail ne radi, nego zato što žele drugačiji model rada. Manje tehničkih pitanja, više alata, više “gotovih rješenja”. Tek u tom kontekstu ima smisla uspoređivati vanjske servise.
Usporedba vanjskih mail servisa
🟦 Google Workspace
Za koga ima smisla: timovi koji žive u cloud dokumentima i kolaboraciji.
- Izvrsna isporučivost
- Najbolji spam filter
- Jednostavno sučelje
- Fokus na web i cloud
Cijene (EUR / korisnik / mj.)
- Business Starter: ~6,90 €
- Business Standard: ~13,80 €
- Business Plus: ~20,70 €
🟪 Microsoft 365
Za koga ima smisla: firme koje žele strukturu, kontrolu i Office ekosustav.
- Najmoćniji mail sustav
- Outlook desktop klijent
- Integracija s Word/Excel/Teams
- Više kompleksnosti, više kontrole
Cijene (EUR / korisnik / mj.)
- Business Basic: ~6,00 €
- Business Standard: ~12,50 €
- Business Premium: ~22,00 €
🟨 Zoho Mail
Za koga ima smisla: mali timovi koji žele vanjski mail bez visokih troškova.
- Najpovoljnija opcija
- Stabilan mail
- Manje buke i kompleksnosti
Cijene (EUR / korisnik / mj.)
- Mail Lite: ~1,20 – 1,50 €
- Mail Premium: ~4,00 – 5,00 €
- Workplace paketi: ~6 – 9 €
Zaključak
- Ako vam mail na vlastitom serveru radi stabilno – nema objektivnog razloga da ga mijenjate.
- Backup, prostor i pouzdanost nisu problem, ako je hosting kvalitetan.
- Vanjski mail servisi nisu “bolji mail”, nego:
- drugačiji koncept
- drugačiji način rada
- drugačiji trošak
U praksi:
- 90 % korisnika nikad neće trebati Google Workspace ili Microsoft 365
- onih nekoliko posto koji trebaju – znaju zašto i ostaju
Iskustvo pokazuje da korisnici koji prelaze na vanjski mail “iz nužde” ili zbog pojedinačnog problema često već nakon nekoliko dana shvate da promjena nije bila potrebna i vraćaju se. Oni koji prelaze svjesno, zbog načina rada i organizacije tima, u pravilu ostaju na tom rješenju dugoročno.
Više nezavisnih izvora potvrđuje da self‑hosted ili klasičan poslovni e‑mail (npr. u cPanelu) i danas zadovoljava potrebe većine malih i srednjih tvrtki. Prednosti takvog pristupa uključuju potpunu kontrolu nad podacima, veliku fleksibilnost, niže dugoročne troškove i neograničen prostor. Vanjski servisi poput Google Workspacea i Microsoft 365 isplative su opcije kada tvrtka treba napredne kolaborativne alate i želi izbjeći tehničku administraciju, ali nose ograničenja poput viših ponavljajućih troškova, ograničene prilagodbe i rizika vendor‑lock‑ina. Time se dobro uklapa u vašu tezu: mnogi korisnici nemaju objektivan razlog za prelazak na vanjske mail servise, a oni koji se ipak odluče, često to čine zbog specifičnih potreba (veliki timovi, kolaboracija, compliance).
